Durch Erkrankung, Fort- und Weiterbildung, Klassenfahrten, Exkursionen, Projekte usw. fallen Vertretungsstunden an. Diese müssen organisiert werden. Das verlangt ein hohes Maß an Kooperationsbereitschaft aller Beteiligten. Das Vertretungskonzept dient dazu, den Ausfall an Unterricht so gering wie möglich zu halten und jede unnötige Mehrbelastung einzelner Kolleg/-innen zu vermeiden. Ferner soll es Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Berechenbarkeit für das Kollegium, die Eltern und die Schüler/-innen schaffen.
Zunächst gilt es, den planmäßigen Unterricht zu erteilen. Andere Dienstgeschäfte, Arztbesuche, Fortbildungen u.ä. sind vorrangig außerhalb der Unterrichtszeit zu erledigen.
Für kurzfristigen Vertretungsbedarf gibt es einen Präsenzplan, der die Vertretungsreservestunden und zusätzliche Präsenzstunden enthält. Der Vertretungsplan wird ständig aktualisiert und angezeigt. Für den Einsatz werden verschiedene Aspekte berücksichtigt (z.B. Fachlehrkräfte, Lehrkräfte der Klasse, evtl. Zusammenlegung von Lerngruppen, Aufhebung von Doppelbesetzungen).
Länger andauernde Fehlzeiten werden darüber hinaus individuell geregelt (z.B. durch Ersatzeinstellungen, Dauervertretungen o.ä.).
In absehbaren Fällen (Fortbildung, Sonderurlaub, Unterrichtsgänge usw.) müssen Materialien für die Vertretungsstunden bereitgestellt werden.
